AVG

Algemene verordening gegevensbescherming

Beleid AVG – Stichting Jong Nederland Reusel

Bewustwording:
Relevante mensen op de hoogte brengen van de nieuwe privacyregels.

Bestuur heeft beleid opgesteld met betrekking tot de AVG en goedgekeurd.

Beleid tijdens Bestuursvergadering bespreken en jaarlijks terug laten keren op de agenda.

Elk jaar wordt het bestuur van Stichting Jong Nederland Reusel geïnformeerd over het beleid met betrekking tot de AVG tijdens de laatste Algemene Vergadering van het kalenderjaar.

Privacy beleid wordt vermeld op de site www.jongnederlandreusel.nl en een verwijzing daar naar toe in alle uitgaande mailing.

Op de Molenhut licht een exemplaar van de GDPR (AVG) ter inzage voor alle belanghebbende.

Recht van betrokkenen:

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens)
Betrokkenen hebben toestemming om alleen de eigen vooraf aangeleverde gegevens bij het secretariaat van Stichting Jong Nederland Reusel op te vragen. Dit betreft enkel digitale persoonsgegevens die met toestemming van de betrokkenen zijn verwerkt.

Recht op vergetelheid:
Op verzoek van de betrokkene wissen van zijn/haar persoonsgegevens.

Recht op inzage:
Betrokkenen mag opvragen welke gegevens van hem/haar opgenomen zijn in het databestand van Stichting Jong Nederland Reusel. Daarnaast hebben ze recht op inzage in het register van verwerkingsactiviteiten. Hierin staat uitgewerkt waarom gegevens verwerkt worden, welke persoonsgegevens verzameld worden, hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden, welke privacy rechten mensen hebben, dat de mensen recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Recht op rectificatie en aanvulling:
Geeft betrokkenen het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen

Recht op beperking van de verwerking:

Gegevens zijn mogelijk onjuist

Gegevens zijn onrechtmatig

Gegevens zijn niet meer nodig

Betrokkenen maakt bezwaar

Recht bezwaar te maken tegen gegevensverwerking:
Indien er bezwaar is tegen het verwerken van de persoonsgegevens van de betrokken dan stopt Stichting Jong Nederland Reusel met het verwerken van deze gegevens. Bezwaar dient digitaal ingediend te worden bij het secretariaat van Stichting Jong Nederland Reusel (secretariaat@jongnederlandreusel.nl).

Overzichten verwerken:
Bijhouden van het register van verwerkingsactiviteiten.

Register van verwerkingsactiviteiten:
Naam en contactgegevens organisatie:

Stichting Jong Nederland Reusel
p.a. Hulselsedijk 32
5541 RP Reusel
E-mailadres: secretariaat@jongnederlandreusel.nl
Website: www.jongnederlandreusel.nl

Doelen gebruik persoonsgegevens/beschrijving categorieën personen/categorieën van de persoonsgegevens:

Ouders van leden en leden:

NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, geslacht, e-mailadres, IBAN bij automatische incasso, bijzonderheden (algehele gezondheid, kind kenmerken of andere zaken waar Stichting Jong Nederland Reusel rekening mee dient te houden).

Bereikbaarheid ouders/verzorgers bij calamiteiten.

Gegevens deelnemers worden gebruikt voor het indelen van evenwichtige homogene groepen.

Gegevens deelnemers worden gebruikt om de capaciteiten van de leiding in te zetten op de juiste groepen kijkend naar kind kenmerken.

Het e-mailadres en telefoonnummer(s) van de ouders/verzorgers van de leden wordt gebruikt om te communiceren over groepsavonden en activiteiten.

Vrijwilligers (leiding en verjaardagactie):

NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, e-mailadres, IBAN bij declaraties, inschrijfdatum, relevante cursussen.

Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger voor uitvraag algemene zaken , financiële acties en andere activiteiten.

Mogelijkheid tot communicatie met vrijwilliger bij afwezigheid of andere bijzonderheden.

Deelnemers verjaardagsactie:

NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum.

Communicatie in belang van de algemene organisatie.

Mogelijkheid tot felicitatie via onze verjaardagsactie (verjaardagskaartje thuis ontvangen op verjaardag met financiële bijbedoeling).

Deelnemers worstenbroodjesactie:

NAW gegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres.

Communicatie in belang van de algemene organisatie en uitlevering bestelde producten.

Huurders De Molenhut:

NAW gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN, groepsnaam, verblijfsperiode.

Correspondentie of contact in verband met verhuur evenemententerrein De Wilgenspot.

Foto’s:
Gedurende onze activiteiten worden foto’s gemaakt. Dit zijn sfeerimpressie foto’s en groepsfoto’s. Enkele de sfeerimpressie foto’s worden gebruikt voor sociale media en de website van Stichting Jong Nederland Reusel. Hiervoor geven ouders/verzorgers/vrijwilligers vooraf schriftelijk toestemming. Onze vrijwilligers, met uitzondering van de daartoe aangewezen vrijwilliger), worden erop geattendeerd dat ze zelf geen foto’s mogen maken van onze activiteiten en dat verspreiden hiervan niet toegestaan is. Bij het indienen van een verzoek tot verwijderen van foto’s op de website/sociale media wordt de foto direct verwijderd.

Datum wissen persoonsgegevens:

Ouders van leden en leden:

Gegevens van gestopte leden worden, na het lopende seizoen, opgeslagen in een stil archief.

Deze worden enkel nog gebruikt voor statische doeleinden, herintreding of reünie opvraag.

Vrijwilligers (leiding en verjaardagactie):

Gegevens van gestopte vrijwilligers worden, na het lopende seizoen, opgeslagen in een actief archief (bij verandering in de NAW gegevens zal dit aangepast worden).

Deze worden enkel nog gebruikt voor statische doeleinden, herintreding of reünie opvraag.

Deelnemers verjaardagsactie:

Deze gegevens zullen onmiddellijk na het opzeggen opgeslagen worden in een stil archief.

Deze worden enkel nog gebruikt voor statische doeleinden.

Deelnemers worstenbroodjesactie:

Deze gegevens zullen onmiddellijk na de actie opgeslagen worden in een stil archief.

Deze worden enkel nog gebruikt voor statische doeleinden.

Huurders De Molenhut:

Deze gegevens zullen onmiddellijk na de huurperiode opgeslagen worden in een stil archief.

Deze worden enkel nog gebruikt voor statische doeleinden.

Categorieën van ontvangers aan wie uw persoonsgegevens verstrekt worden:

Het secretariaat is in het bezit van alle gegevens van de ouders van leden, leden en vrijwilligers.

De werkgroep verjaardagsactie is in het bezit van alle gegevens van deelnemers verjaardagactie.

De werkgroep worstenbroodjesactie is in het bezit van alle gegevens van deelnemers worstenbroodjesactie.

De verhuurder is in het bezit van alle gegevens van de huurders.

Het bestuur van Stichting Jong Nederland Reusel is gedurende het hele seizoen in het bezit van een digitaal bestand met daarin de NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, geslacht, e-mailadres, bijzonderheden (algehele gezondheid, kind kenmerken of andere zaken waar de organisatie rekening mee dient te houden) van de ouders van leden en leden en NAW gegevens, telefoonnummer(s), geboortedatum, e-mailadres, inschrijfdatum, relevante cursussen van de vrijwilligers (leiding). Deze gegevens worden periodiek up to date gehouden. Bij een update worden oude bestanden verwijderd en bij opzegging deelname worden deze bestanden eveneens gewist.

Data protection impact assesment (DPIA)
Instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen om vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. Een DPIA moet uitgevoerd worden als de beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. Dit is van toepassing in de volgende gevallen:

Systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueren, zoals profiling.

Op grote schaal en systematisch mensen volgen in een publiek toegankelijk gebied.

Op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken.

De DPIA is niet van toepassing voor Stichting Jong Nederland Reusel.

Privacy by design & privacy by default

Privacy by design

Bij ontwerp van producten en diensten ervoor zorgen dat persoonsgegevens goed worden beschermd.

Niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking

Gegevens niet langer bewaren dan nodig.

Privacy by default
Technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u, als standaard, alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:

Een app die u aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registreren als dat niet nodig is op de website het vakje ‘ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken.

Als iemand zich op uw nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.

Toestemming gebruik persoonsgegevens voor organiseren activiteiten en (zomer)kampen
Op de inschrijfformulieren van Stichting Jong Nederland Reusel dienen ouders/verzorgers van deelnemers een vakje aan te vinken. Middels het aanvinken van dit vakje geven de ouders/verzorgers Stichting Jong Nederland Reusel toestemming om de gegevens te gebruiken voor het organiseren van de activiteiten waar de deelnemers voor ingeschreven worden. Indien de gegevens niet gebruikt mogen worden is deelname aan de activiteiten niet mogelijk.

Toestemming gebruik persoonsgegevens vrijwilligers
Vrijwilligers worden bij aanmelding per e-mail gevraagd om toestemming te geven voor het gebruik van de persoonsgegevens in belang van het gebruik ervan tijdens de vakantieweken. Dit aanmeldformulier voor vrijwilligers dient ingevuld en ondertekend retour gezonden te worden naar het secretariaat.

Meldplicht datalekken

Alle datalekken van Stichting Jong Nederland Reusel dienen direct per e-mail gemeld te worden bij het secretariaat van Stichting Jong Nederland Reusel (e-mailadres: secretariaal@jongnederlandreusel.nl). Het secretariaat legt deze datalekken in een digitaal bestand vast. Indien er een datalek vastgesteld wordt zal het secretariaat hier direct verslag van leggen aan het bestuur van Stichting Jong Nederland Reusel. Binnen het bestuur zullen er gepaste maatregelen getroffen worden om toekomstige datalekken te voorkomen.

Verwerkersovereenkomsten

Verwerkersovereenkomsten zijn niet van toepassing voor Stichting Jong Nederland Reusel.

Leidende toezichthouder

Een leidend toezichthouder is niet van toepassing voor Stichting Jong Nederland Reusel.

Toestemming

Middels het toestemmingsformulier zijn de betrokkenen geïnformeerd over het beleid met betrekking tot de wet op de privacy en zijn akkoord gegaan met onderstaande punten.

Alle schriftelijke gegevens van deelnemer/vrijwilligers van alle activiteiten van Stichting Jong Nederland Reusel worden vernietigd. Deze gegevens worden wel verzameld in de database Excel op de beveiligde computer van Stichting Jong Nederland Reusel voor het organiseren van een reünie. De back-up van het dataprogramma Excel staat op een beveiligde externe harde schijf en wordt op een andere locatie bewaard.

Alle inschrijf- en aanmeldformulieren van leden van Stichting Jong Nederland Reusel worden gedurende hun lidmaatschap bewaard. Middels deze inschrijf- en aanmeldformulieren kan aangetoond worden dat ouders/verzorgers van de deelnemer toestemming hebben gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens voor het organiseren van de activiteiten.

Reacties zijn gesloten.